Hasta canı yandığında arar — mesai saatini beklemez
Bankoda bir hasta kayıt yaptırıyor, bir diğeri tahlil sonucunu soruyor, telefon ise üçüncü kez çalıyor. Sanal resepsiyonist her aramayı açar, randevuyu verir, hatırlatmayı gönderir ve gerçekten acil olanı hemen ekibinize aktarır.
- 7/24 yanıt verir
- 35’ten fazla dil
- Mevcut telefon numaranızla
Kliniğin telefonunda her gün yaşananlar
Sabah açılışındaki yoğunluk
Hastaların çoğu klinik açılır açılmaz arar. Hat meşgul çalınca bir kısmı randevuyu başka bir yerden alır.
Gelinmeyen randevular
Hasta randevusunu unutur ya da iptal etmek için arayacak vakit bulamaz; koltuk veya muayene odası boş kalır.
Hep aynı sorular
SGK anlaşmanız var mı? Tamamlayıcı sağlık sigortam geçer mi? Muayene ücreti ne kadar? Her soru, bankodaki hastadan dakikalar çalar.
Mesai dışı aramalar
Cumartesi akşamı başlayan diş ağrısı ya da pazar günü sorulan bir soru cevapsız kalınca hasta başka bir kapıya gider.
Sanal resepsiyonistin üstlendikleri
- Muayene, kontrol ve tedavi randevularını verir
- Bağlı takvimde boş saatleri kontrol eder
- Randevuyu SMS veya WhatsApp ile hatırlatır
- İptal ve erteleme taleplerini alır, yeni saat önerir
- Ücret, anlaşmalı kurum ve yol tarifi sorularını yanıtlar
- Reçete talebini doktora not olarak iletir
- Acil durumları hemen personele bağlar
- Yabancı hastalarla kendi dillerinde konuşur
Gerçek görüşmeler böyle geçer
Sanal resepsiyonistin sizinle belirlenen kurallara göre yürüttüğü örnek durumlar.
Cumartesi diş ağrısı
“Merhaba, dünden beri dişim çok ağrıyor, bugün gelebilir miyim?”
Ağrının ne zamandır sürdüğünü ve şişlik olup olmadığını sorar, en yakın boş acil muayene saatini bulur ve hemen kaydeder.
Hasta onay mesajını alır, hekim ise şikâyetin kısa özetini görür.
MHRS mi, özel mi?
“Kardiyoloğa MHRS’den randevu bulamadım, sizde ne zaman boşluk var?”
Sizin belirlediğiniz bilgiyi verir: özel muayene ücreti, SGK veya özel sigorta ile çalışıp çalışmadığınız, yanında getirmesi gerekenler — ve uygun ilk saati önerir.
Banko aynı açıklamayı gün boyu tekrarlamak zorunda kalmaz.
Sabah 06.30’da iptal
“Yarınki randevumu iptal etmem gerekiyor, çocuğum hastalandı.”
İptali alır, takvimdeki saati boşaltır ve birkaç yeni tarih önerir.
Boşalan saat, klinik açılmadan başka bir hastaya verilebilir.
Uygulamada nasıl çalışır
Kullandığınız takvimle
Google Calendar, Outlook, Calendly veya Acuity gibi takvimlerle çalışır; Cliniko ve Jane App de entegrasyonlar arasında. Klinik yazılımınıza bağlantıyı kurulumda birlikte belirleriz.
Önce acil olan
Sanal resepsiyonist teşhis koymaz. Konuşma endişe verici görünürse personele bağlar; hayati tehlike varsa 112’yi aramasını söyler.
35’ten fazla dil
Sağlık turizmi için gelen İngiliz, Alman ya da Arap hasta, tuşlama menüsü olmadan kendi dilinde yanıt alır.
Hasta verisi sizin kontrolünüzde
Neyin sorulacağına ve neyin kaydedileceğine siz karar verirsiniz. Kişisel verilerin işlenmesini KVKK sayfamızda anlatıyoruz.
Takvim ve sistem bağlantıları hakkında daha fazlası: entegrasyonlar · kişisel verilerin korunması: KVKK
Sık sorulan sorular
Sanal resepsiyonist tıbbi tavsiye verir mi?
Hayır. Randevu verir, idari soruları yanıtlar ve konuları ekibinize iletir. Hayati tehlike belirtisi olabilecek durumlarda arayanı 112’ye yönlendirir.
Devlet hastanesi randevu sistemi MHRS ile bağlantılı mı?
Hayır, MHRS’ye bağlanmaz. Kendi kliniğinizin takvimiyle çalışır; hasta MHRS hakkında sorarsa sizin belirlediğiniz açıklamayı yapar ve özel randevu seçeneğini sunar.
SGK ve özel sağlık sigortası sorularını yanıtlayabilir mi?
Evet, sizin verdiğiniz bilgiye göre. Hangi kurumlarla anlaşmalı olduğunuzu, fark ücretini ve hastanın getirmesi gereken belgeleri kurulumda tanımlarız.
Hasta bir insanla konuşmak isterse ne olur?
Arama belirlediğiniz numaraya aktarılır. O an kimse açamıyorsa, konunun özetiyle birlikte geri arama notu bırakılır.
Kliniğin mevcut numarası değişir mi?
Hayır. Genellikle yönlendirme yapılır: hat meşgulken, birkaç çalıştan sonra ya da mesai dışında aramalar sanal resepsiyoniste geçer.
Hiçbir hasta artık meşgul sesi duymasın
Bir demo planlayın; sanal resepsiyonistin kliniğinizdeki aramaları nasıl yöneteceğini gösterelim.