Usta aracın altında — telefonu artık başkası açıyor
Serviste telefonu açan çoğu zaman eli yağlı bir usta ya da aynı anda üç müşteriyle ilgilenen danışmandır. Sanal resepsiyonist aramaları karşılar, bakım ve arıza randevusunu verir, sık sorulan soruları yanıtlar ve her talebi düzgün bir not olarak size bırakır.
- 7/24 yanıt verir
- 35’ten fazla dil
- Mevcut telefon numaranızla
Oto serviste telefonun gerçek yükü
Çalışırken gelen aramalar
Telefonu açmak için işi bırakmak zaman kaybıdır; açmamak ise müşteri kaybı.
Mevsim geçişi yoğunluğu
Kış lastiğine geçişte ve baharda herkes aynı hafta arar. Hat kilitlenir, randevu defteri karışır.
“Arabam ne zaman hazır?”
Aynı soru gün içinde defalarca gelir ve her seferinde birinin işini bölmesi gerekir.
Muayene öncesi telaş
Araç muayenesi yaklaşan müşteri, randevudan önce aracının kontrol edilmesini ister ve hemen yer arar.
Sanal resepsiyonistin üstlendikleri
- Periyodik bakım, arıza ve kaporta randevusu verir
- Mevsimlik lastik değişimi ve lastik oteli randevularını planlar
- Muayene öncesi kontrol taleplerini alır
- Marka, model, yıl ve şikâyeti not eder
- Verdiğiniz bilgiye göre araç durumu sorularını yanıtlar
- Kasko ve sigorta hasar süreciyle ilgili genel bilgiyi paylaşır
- Galeride ilan sorularını alır, görme randevusu ayarlar
- Randevu hatırlatmasını SMS veya WhatsApp ile gönderir
Gerçek görüşmeler böyle geçer
Sanal resepsiyonistin sizinle belirlenen kurallara göre yürüttüğü örnek durumlar.
Lastik değişimi
“Kış lastiklerimi takmak istiyorum, bu hafta yeriniz var mı?”
Lastik boyutunu ve lastiklerin sizde saklanıp saklanmadığını sorar, uygun saati önerir ve randevuyu kaydeder.
Müşteri SMS ile onay alır, siz de takvimde dolu bir hafta görürsünüz.
Araç muayenesinden önce
“Gelecek hafta muayeneye gireceğim, önce bir kontrol ettirmek istiyorum.”
Aracın bilgilerini ve bilinen sorunları not alır, muayene tarihinden önceye bir kontrol randevusu ayarlar.
Usta, araç gelmeden neye bakacağını bilir.
Motor arıza lambası
“Yolda motor lambası yandı, araba çekiyor ama sesi garip.”
Belirtileri sorar, sizin kurallarınıza göre yola devam edilmemesini önerir, en yakın randevuyu verir ya da çekici için ekibe aktarır.
Talep eksiksiz bilgiyle servise ulaşır.
Uygulamada nasıl çalışır
Randevu takvimi
Google Calendar veya Outlook gibi takvimlerle çalışır; işin türüne göre süre ayrılır.
Araç ve şikâyet notu
Marka, model, plaka ve arıza tarifi usta için kısa bir notta toplanır.
SMS ve WhatsApp
Randevu onayı ve hatırlatma, müşterinin en çok kullandığı kanaldan gider.
Aciliyete göre aktarım
Arıza, kaza veya çekici talebi olduğunda arama hemen belirlediğiniz kişiye aktarılır.
Takvim ve sistem bağlantıları hakkında daha fazlası: entegrasyonlar · kişisel verilerin korunması: KVKK
Sık sorulan sorular
Telefonda arıza teşhisi koyar mı?
Hayır. Belirtileri toplar ve ustaya iletir. Teşhisi ve fiyatı araç serviste incelendikten sonra ekibiniz verir.
Aracın hazır olup olmadığını söyleyebilir mi?
Takvim veya sistem üzerinden bu bilgiyi paylaşırsanız söyleyebilir. Yoksa soruyu not alır ve müşteriye geri dönüş yapılacağını söyler.
TÜVTÜRK araç muayenesi randevusu da alır mı?
Hayır, muayene randevusu TÜVTÜRK üzerinden alınır. Sanal resepsiyonist muayeneden önce sizin servisinizde yapılacak kontrol için randevu verir.
Oto galeri için de kullanılabilir mi?
Evet. İlanlarınızla ilgili soruları alır, aracı görmek veya test sürüşü için randevu ayarlar ve alıcının bilgilerini size iletir.
Numaram değişir mi?
Hayır. Mevcut numaranızdan yönlendirme yapılır; örneğin hat meşgulken ya da mesai dışında.
Usta işine, telefon sanal resepsiyoniste
Bir demo planlayın; servisinize gelen aramaların nasıl karşılanacağını gösterelim.